Politique de confidentialité et de protection des données personnelles
Entourage Santé Mentale respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels recueillis auprès de tout·e Participant·e, Employé·e, bénévole ou collaborateur.
En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein d’Entourage Santé Mentale.
Définitions
« Employé·e »
Toute personne qui travaille pour Entourage Santé Mentale moyennant rémunération, incluant la coordination ou la direction, ainsi que toutes personnes non rémunérées (bénévole, stagiaire).
« Événement »
Tout événement qu’Entourage Santé Mentale gère ou organise.
« Formulaire de signalement »
« Incident de confidentialité »
« Participant·e »
Tout individu qui fournit des renseignements confidentiels à Entourage Santé mentale en lien avec la réalisation d’un Évènement, la création d’une Publication, la participation à une activité ou avec l’obtention d’un Service.
« Publication »
Toute publication produite par Entourage Santé Mentale ou à laquelle Entourage Santé Mentale contribue, sous quelque forme que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre).
« Registre des incidents de confidentialité »
« Risque sérieux de préjudices »
« Renseignement confidentiel »
Tout renseignement fourni ou communiqué à Entourage Santé Mentale sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre) qui concerne un·e Participant·e ou un.e Employé·e et qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’il ou elle ait été ou soit un·e Participant·e ou un·e Participant·e potentiel·le, son genre, son orientation sexuelle et toute information concernant sa santé.
- les renseignements qui ne permettent pas d’identifier un individu dans le cadre d’un témoignage ne sont pas des renseignements confidentiels ;
- les données statistiques ne sont pas des renseignements confidentiels puisqu’elles ne permettent pas d’identifier un individu ;
- les photographies ou enregistrements qui ne permettent pas d’identifier un individu ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.
« Service ou activité »
Tout service qu’Entourage Santé Mentale rend à un individu à la demande de celui-ci, ou toute activité à laquelle il participe.
Photographies et enregistrements
Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non.
Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme Employ·é d’Entourage Santé Mentale ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.
Obligation de confidentialité
Les Employé·es sont tenu·es de signer la présente entente de confidentialité (Annexe A) avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès d’Entourage Santé Mentale. L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’un·e Employé·e avec Entourage Santé Mentale et survit à la fin de cette relation.
Collecte et usage des renseignements confidentiels
Entourage Santé Mentale peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Employé·es.
La constitution de tels dossiers a pour objet de :
- maintenir les coordonnées à jour ;
- documenter des situations de travail ou de bénévolat ;
- permettre, dans le cas des Employé·es rémunéré·es, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, assurances collectives, etc.).
Entourage Santé Mentale peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Participant·es. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre à Entourage Santé Mentale de réaliser un Événement, une Publication, de réaliser une activité ou de fournir un Service.
Entourage Santé Mentale peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.
Gestion des renseignements confidentiels
La direction ou la coordination, comme personne exerçant la plus haute autorité dans l’organisation, est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. La direction ou la coordination peut déléguer cette responsabilité en la constatant par écrit. Sur le principal site web d’Entourage Santé Mentale, dois être indiqué, sous le titre de la direction ou la coordination ou de la personne responsable, « personne responsable de la protection des renseignements personnels » ainsi que le moyen de la joindre.
La direction ou la coordination ou la personne responsable s’assure de la tenue d’un Registre des incidents de confidentialité.
La direction ou la coordination est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient Entourage Santé Mentale. Les autres Employé·es sont autorisé·es à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.
Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisé·es par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq ans.
- Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;
- Une brève description des circonstances de l’incident ;
- La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;
- La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incident ;
- Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue).
Conservation des renseignements confidentiels
- S’assurer que les renseignements confidentiels soient gardés à l’abri de tout dommage physique ou accès non autorisé ;
- S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements confidentiels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient cryptés et protégés par des mots de passe. Ces mots de passe doivent être modifiés deux fois par année, ainsi qu’à chaque fois que les personnes ayant accès aux dossiers concernés sont remplacées ;
- Garder les renseignements confidentiels en format papier dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs ou les bureaux soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des classeurs, s’il y a lieu, doivent être gardées dans des endroits sûrs.
Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété d’Entourage Santé Mentale.
Destruction des renseignements confidentiels
Les dossiers concernant les Employé·es sont conservés par Entourage Santé Mentale.
Pour plus de certitude, les renseignements confidentiels concernant un individu ayant offert un témoignage, tels que son nom et ses coordonnées, sont détruits une fois le témoignage publié ou diffusé, à moins que l’individu ait préalablement consenti à ce que les renseignements confidentiels le concernant soient conservés pour permettre à Entourage Santé Mentale de le recontacter dans le futur. Pour plus de certitude, chaque utilisation du témoignage d’une personne doit être approuvée par celle-ci.
Divulgation des renseignements confidentiels à un tiers
Tel que permis par la loi, Entourage Santé Mentale peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses Employé·es contre toute réclamation ou poursuite intentée contre Entourage Santé Mentale ou ses Employé·es, par ou de la part d’un·e Participant·e, d’un·e Employé·e, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayant droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un·e Participant·e ou d’un·e Employé·e.
Communication des renseignements confidentiels à la personne concernée
Les Participant·es et Employé·es ont le droit de connaître les renseignements confidentiels qu’Entourage Santé Mentale a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.
Entourage Santé Mentale doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.
Manquement à l'obligation de confidentialité
Un·e Employé·e ou stagiaire manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :
- communique des renseignements confidentiels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès;
- discute de renseignements confidentiels à l’intérieur ou à l’extérieur d’Entourage Santé Mentale alors que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre;
- laisse des renseignements confidentiels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroit où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir;
- fait défaut de suivre les dispositions de cette politique.
Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec Entourage Santé Mentale, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.
Recours
S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction générale d’Entourage Santé Mentale, ou auprès du conseil d’administration d’Entourage Santé Mentale si la plainte concerne le ou la directeur·trice général·e.
Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus d’Entourage Santé Mentale d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.
Adoptée par le Conseil d’administration d’Entourage Santé Mentale le 18 décembre 2023